ניהול זמן אפקטיבי


18 Jul
18Jul

ניהול זמן אפקטיבי

20.07.18



כמה ממכם מספיקים לעשות כל מה שתכננתם לעשות, ונשאר לכם זמן פנוי?

אני מאמין שלא להרבה ממכם.

האם אפשר לנהל זמן?

הזמן הוא ייחודי, לא ניתן “לקנות” זמן, לאגור או לייצר זמן, ובכל פעולה שלנו - מושקע זמן. אין, אדם שיצליח לנהל את הזמן!
המונח ניהול זמן הוא מונח מוטעההזמן נע מעצמו, בקצב קבוע, וגם אם נתאמץ, לא נוכל להזיזו או לעצור את מחוגי השעון.
הזמן לא תלוי ברצונות שלנו או במשימות שלנו, וזו הנקודה החשובה מכולן.

אתם לא נלחמים בזמן, ואתם גם לא מנהלים את הזמן.
אתם מנהלים את עצמכם!!!.


צריך לשחרר את החשיבה על "ניהול זמן" ולהתמקד בניהול העצמי שלכם ובפיתוח יכולת להפריד בין עיקר לטפל.

(לצערי, גם אני משתמש במונח "ניהול זמן", פשוט מפני שכולם משתמשים בו, אבל חשוב שתפנימו שהביטוי "ניהול זמן",
לא נכון ומטעה!)

השאלה שנשאלת היא -

האם בעידן של היום, כשהגירויים מסביבנו רק מתרבים, באמת אפשר ללמוד לבצע ניהול זמן
מהרגע שאנו קמים בבוקר, ועד הרגע שאנחנו נכנסים שוב למיטה בלילה, אנו חשופים למאות גירויים. אדם ממוצע חשוף
רק במהלך יום העבודה לכ- 60 גירויים שונים. בכל יום עבודה, אנחנו מבזבזים כ-3 שעות, כלומר 7 ימי עבודה בחודש על
הסחות והתמודדות עם גירויים בלתי פוסקים. אם תסתכלו סביבכם, תראו שיש אנשים שדווקא כן יודעים לנהל את עצמם
לא רע, ולהסתדר עם הזמן שעומד לרשותם. מבטיח לכם שהזמן שלהם זז בדיוק באותו הקצב של הזמן שלכם. מה
שמשתנה זה - הם עצמם!, בארגון הפנימי שלהם.
אז אם אתם שואלים בכל זאת, אם אפשר ללמוד לבצע ניהול זמן בשנות האלפיים?
התשובה היא: חייבים ללמוד ניהול זמן!!
כי מי שלא מצליח לבצע ניהול זמן נכון, פשוט יישאר מאחור. אם נשנה את הגישה ובמקום לחפש טכניקות לניהול זמן,
נתחיל לחפש שיטות טובות יותר לניהול עצמי, הכול יהיה הרבה יותר אפקטיבי ופשוט.

כיצד נתחיל לנהל זמן (את עצמנו)?

ראשית, נמצא מה מונע מכם לנהל את הזמן (עצמכם) בצורה אפקטיבית?

  1. גנבי זמן שונים:

רשתות חברתיות: פייסבוק, ווטצאפ, אינסטגרם, ציוצים ועוד.

תיאום זמנים בלי התחשבות בגיאוגרפיה (2 פגישות, האחד בצפון והשני בדרום)

דואר אלקטרוני (מיילים)

זמן המתנות מיותרות

מבקרים/אורחים לא מתוכננים

חוסר ריכוז

שיחות טלפון

חוסר שינה

ישיבות פתאומיות

חוסר ארגון אישי

בלת"מים

ריכוזיות - "אני עושה הכול לבד"

מידע חלקי ולא מדויק

קפיצה ממשימה למשימה

לו"ז צפוף

עשיית טובות לאחרים

מולטי טאסקינג, ביצוע משימות רבות יחד













  1. האשמת האחרים או את המזל ("לא הספקתי כי....").
  1. בלבול בין יעילות לאפקטיביות (לעשות המון ולא יהיה כלום או לעשות פחות ולהיות אפקטיבי).
  1. פרפקציוניסטים (מצוינות מול מושלמות).
  1. חוסר התחברות רגשית לתוצאה או לזהות (מה אני בעצם צריך לעשות).
  1. חוסר בכלים ניהוליים יכולת האצלה, תכנון זמן ובקרה, מיקוד במשימה, כישורים בינאישיים, חוסר הכרות עם קוביית הפעולות.


שנית, עלינו ללמוד כיצד להתמודד עם כל זה?

  1. יומן עם זמנים - הקדישו לכם זמן לתכנן איך יראה היום שלכם, השבוע שלכם ואולי אפילו החודש הקרוב. עשו זאת ביומן עם זמנים על הבוקר, או בערב לפני, כשהראש שלכם עדיין נקי.
  1. המילה "לא" – אף אחד מאתנו לא אוהב להרוס מסיבה, או לסרב לבקשה של חבר או בת הזוג. מותר לכם לומר לפעמים
  1. "זה לא מתאים לי כרגע". בכל פעם שאתם אומרים "לא" לפעילות שלא רציתם להשתתף בה, אתם למעשה אומרים "כן" לעצמכם. היו אסרטיביים, בחרו את הפעילות שלכם בחכמה והשקיעו זמן במה שחשוב לכם.
  1. "זמן נטו לסלולר" – שימו לב לשעות המשימות שלכם ביומן. העבירו את הטלפון למצב "השתק" למשך שעתיים – שלוש, וסגרו את הטאבים בדפדפן, אחרת ברגע שתשמעו צליל קטן, הריכוז שלכם יצנח ויתרסק.
  1. שעות קבלה ברורות – על כולם לדעת מהן השעות שניתן להיכנס אליך, להפריע לך.
  1. "מידע מלא וברור" – עליכם לוודא שהמשימה מובנת לפני הביצוע, שהיעדים ברורים, מהי האחריות הביצועית שלכם ומהם המשאבים שיש לכם. כנ"ל אם אתם המעבידים: עליכם למקד את העובד, להגדיר את תפקידו במדויק, לוודא שהכול ברור לו.
  1. חיסול פרפקציוניזם - לכל הפרפקציוניסטים שפה – בחיים אין מושלמות. בכל אחד מאיתנו, תמיד יהיה אפשר למצוא פגם. מושלמות לא קיימת – זוהי אשליה של מה שאני רוצה. זהו רק בזבוז זמן, כסף ואנרגיה, וכל מה שיש שם, זה רק תסכול אין סופי. טפחו חמלה כלפי עצמכם והרפו מהפרפקציוניזם, במקום מושלמות קחו מצויינות, ומצויינות זה: לעשות 80% הכי טוב שאפשר ולהשתפר כל פעם מחדש. כלומר: לעשות את הכי טוב שיכולים.
  1. טיפול בגנבי הזמן - עליכם לשאול את עצמכם לגבי כל אחד מגנבי הזמן, מי תהיו בלי ההתמכרות לגנב הזמן? , מה הדבר הכי גרוע שיקרה לכם אם תוותרו עליו? ומה הדבר הכי טוב שיכול לקרות לכם אם תוותרו עליו?. כשתסיימו, החליטו על איזה מההרגלים גנבי הזמן אתם רוצים לוותר? , מה הצעד הקטן הראשון שאתם יכולים לעשות כדי לצמצם את הזמן שגוזל ממכם הרגל זה? ומתי אתם מתחייבים לעשות זאת?. את הזמן שמתפנה לכם, נצלו לקידום הדברים שחשובים לכם באמת.
  1. "זמן קדוש" – זהו זמן קדוש לעצמכם, לבת הזוג, לחופשות, לחברים, לתחביבים, לטיולים, ספורט ועוד – לא משנה כמה עמוס יהיה השבוע שלכם, סמנו ביומן "זמן לעצמי". זהו לא "בזבוז זמן", זהו זמן שיאפשר לכם לחזור למטלות שלכם עם אנרגיה טובה ואולי אפילו בזמן הזה תמצאו פתרון למשהו שהעסיק אתכם.
  1. לא עושים דברים במקביל – יש אנשים שעבורם "מולטי – טאסקינג" זהו הסטנדרט החדש. לעשות גם וגם וגם. - זה לא באמת עובד!. כי יש מספר מוגבל של פעולות שאנחנו מסוגלים להחזיק בראש, בזמן נתון. כדי לבצע, בכל זאת, את כל המשימות יחד, המוח שלנו קופץ מאחת לשנייה. המעברים האלה גוזלים זמן, פוגעים בריכוז שלנו, ומובילים לביצועים לא טובים. – לכן הקצו זמנים נפרדים לכל משימה.
  1. קחו הפסקות – הקשב שלנו, מוגבל ומתכלה, והוא צריך מנוחה כדי להתחדש. הפסקות פותחות את הראש לרעיונות חדשים ולפתרונות יצירתיים. עבדו 30-40 דקות בריכוז, עשו הפסקה של 5 דקות. כך, 4 סבבים של עבודה / מנוחה. אחרי 4 סבבים קחו הפסקה ארוכה יותר של כחצי שעה. הם צלחתם, פעמיים, 4 סבבים ביום – היה זה יום מאוד אפקטיבי.
  1. קחו זמן בלת"מים – רווחו את הפגישות שלכם, תנו לעצמכם זמן נוסף לכל משימה. התחשבו בפקקים, עייפות, רעב וקחו לכם מקום לטעויות ועיכובים.
  1. ליידע את הסובבים על ניהול זמן – חשוב מאוד להודיע מראש ללקוחות, לספקים, לעובדים ולחברים על תחילת ניהול זמן נכון, כדי שיבינו מדוע אתם מסרבים לדברים, מבקשים לא להפריע וכדומה. זה גורר גם שהאחרים ינהלו את זמנם וגורר אפקטיביות ארגונית.
  1. קביעת תוצרים ברורים ומעקב – יתכן שתעשו את הדברים כמו שצריך, אבל הם לא יסתדרו. יכול להיות שנפלתם על יום ואפילו שבוע "רע", או שזה יכול להיות שיש איזושהי בעיה מהותית שלא מטופלת נכון. לכן, שבו עם עצמכם ונסו לחשוב:

מתי אתם לא מספיקים?
מהם האירועים שגוזלים לכם זמן ללא הכרה?
איזה משימות לוקחות לכם זמן רב?
למה אתם בכלל לא מצליחים להגיע?
(טיפבמשך 3 ימים, בצעו רישום מדויק, של כל הפעולות שלכם מקטן ועד גדול, עם הזמן שלקחה לכם כל פעולה.
(כולל שירותים, עישון, קפה וכדומה). יכול להיות שדפוס הפעולות שלכם יגלה לכם מה אתם עושים לא נכון.(

שלישית, ניהול הזמן:

כל אחד מנהל את זמנו לפי שיטתו, ולכן חנויות הספרים מלאות בספרים על שיטות לניהול זמן, אך אין ספר שמדבר
על ניהול זמן בלי לציין את המילה – "רשימות". הכנת רשימות, זאת הדרך היחידה לעקוב, לרכז ולהכיל את כל
הבלגן שיש לנו בראש.
ולמה??? – כי המוח שלנו מתוכנת להגיב לאירועים מידיים. סימון קטן אדום קופץ לנו בשדה הראיה, וכבר המוח
קופץ עליו. המוח מקפיץ אותנו כי הוא רואה חריגה מהמצב הקודם, והוא נרגע רק כשיש סדר ושיגרה.
כאשר השולחן שלנו נקי, המוח מבין שאין סכנה, הכול ברור, פשוט ואפשר להירגע. וכשיש לנו בלגן על השולחן,
המוח מנסה להבין מה קורה. כל פרט מושך את תשומת ליבו ואז פה קופץ נייר ועוד נייר וכשאנו מסתכלים על זה,
קופצות לנו כל מיני מחשבות לא רלוונטיות ולא יצירתיות. כנ"ל שולחן העבודה שלכם במחשב - רצוי למחוק ממנו
את כל התיקיות הלא חשובות.

כדי לבצע את הרשימות, עלינו לדעת מהן "האבנים הגדולות" בחיינו.

(המונח "אבנים גדולות" נלקח ממשל ידוע מאוד
על ניסוי שערך מרצה זקן בבית ספר למנהל בארה"ב, בפני קבוצה של חמישה עשר מנהלים בכירים בחברות הגדולות ביותר
בארה"ב. הוא הוציא מיכל זכוכית גדול ומילא אותו באבנים, בגודל של כדור טניס. הוא שאל: "האם המיכל מלא?"
וכולם השיבו: "אכן". הוא הוציא כלי מלא אבני חצץ ושפך את החצץ מעל האבנים וניער מעט את המיכל.
שוב, שאל: "האם המיכל מלא?" ואחד ממאזיניו השיב: "נראה שלא". הפעם הוציא סיר מלא חול. ושפך אותו אל תוך המיכל.
החול מילא את החלל בין האבנים הגדולות לבין החצץ. פעם נוספת שאל: "האם המיכל מלא?" והפעם, כולם ענו: "לא!". "נכון!"
השיב המרצה, והוא נטל כד מים ומילא את המיכל עד לשפתו.
האמת הגדולה שמוכיח לנו משל זה: אם לא מכניסים למיכל קודם את האבנים הגדולות, לעולם לא נוכל להכניס אותן אחר כך
כלומר: עליכם לדעת מהן האבנים הגדולות בחייכם? – אם זה: בריאותכם? המשפחה? ידידכם? הגשמת חלומותיכם? לעשות
את מה שאתם באמת אוהבים? להילחם למען מטרה נעלה? להינפש? לקחת זמן לעצמכם? וכדומה.
רק כשתזהו את האבנים הגדולות, הכניסו אותן ראשונות למיכל החיים שלכם, אחרת תפספסו את החיים, והחיים שלכם יתמלאו
בדברים הקטנים שזה החול והחצץ, ולא תשיגו את הדברים החשובים באמת.)

זאת אומרת:
לרוב האנשים מסתובבות עשרות משימות בראש. המוח שלנו לא אמור להיות עסוק תמיד במה הוא אמור לעשות עכשיו.
אנחנו אמורים לדעת בדיוק מה הכי כדאי שנעשה עכשיו, בסדר עדיפויות נכון.
ניהול זמן בלי להבין מה הן המטרות שלכם, זה כמו ללכת לסופר בלי רשימת קניות.
אתם תקנו מה שהסופר רוצה שתיקנו. בעצם, תעשו מה שאחרים רוצים שתעשו.
כשתגדירו מטרות, זה ישפיע על ההחלטות שלכם, על הבחירות שלכם, על התקשורת שלכם עם אחרים ועל החשיבה שלכם.

את הרשימות תבצעו על גבי אפליקציית הפתקים שיש לכל אחד בטלפון הסלולרי או כל אפליקציה מתאימה אחרת.
ברשימות אלה, תרשמו את הפרוייקטים מהעבודה, התחייבויות לעובדים ו/או חברים, משימות אישיות, בקשות מאימא/אבא,
אירוע של הילדים מהגן או הבית ספר, טסט לרכב וכל דבר אחר שיש לכם בראש שקשור לקריירה, לזוגיות, לילדים, לבריאות,
לקהילה ועוד, עד הפרט הקטן ביותר. ברגע שעשיתם את הרשימות, עשיתם צעד גדול קדימה.
"הממה", יש לכם בעיה חדשה:
הקובץ הזה ארוך מדי ונראה ששוב יש בלגן. אומנם במקום אחד, אבל בלגן, שלא יבוא לכם לעשות שום דבר משם.
אז מה הפיתרון?? –
בדיוק כמו לסדר את ארון הבגדים שלכם: כשאתם באים לסדר את הארון, אתם תחילה מוציאים את הבגדים
שאתם כבר לא לובשים וסתם גורמים לבלגן כשמאחוריהם נמצאים המכנסיים האהובים שכבר שכחנו מהם.
אם אני מתרגם את זה למשימות שלכם – בעצם הרבה משימות שלכם לא צריכות בכלל להיות על השולחן שלכם.
הן מיותרות או לא מספיק יעילות. ייתכן שדברים מסוימים שממלאים את היום שלכם מניבים מעט מאוד תוצאות
אפקטיביות.אם נמשיך בסידור ארון הבגדים – אחרי שהוצאנו את כל מה שלא מועיל לנו, יכול להיות שעכשיו הגיע
הזמן לקנות כמה בגדים חדשים, אך אנו צריכים לוודא שאנחנו לא קונים את אותם הדברים שנפטרנו מהם, ושהבגדים
שאנו קונים יהיו נוחים כדי שנרצה ללבוש אותם. ואם שוב אני מתרגם את זה למשימות שלכם – עליכם לשאול איזה
דברים תוכלו לעשות? דברים שיהיו הרבה יותר אפקטיביים, חשובים לכם ומהנים ממה שעשיתם קודם?
ישנם אנשים שמנהלים יומן ומנסים להכניס את כל רשימת המשימות לתוכו. זה יוצר בלגן ואז הדברים הקריטיים
ביותר עלולים להתפספס. ביומן כותבים רק את מה שחייבים לבצע ביום ובזמן מסוים. הגיוני לכתוב ביומן פגישות
עם לקוחות / חברים או דברים כמו לצלצל לחברת הביטוח, שבוע לפני שהביטוח נגמר ועוד.
לא נכתוב ביומן לקנות דיו למדפסת כי זה לא חייב להיות בזמן מסוים. (אפשר בדרך חזרה מהעבודה ואפשר גם לבקש
ממישהו לקנות עבורנו). משימות כאלה יהיו ברשימה שעבורה נפתח 4 קטגוריות לפי קוביית הפעולה - כשאת המשימות יש
לבצע לפי סדר זה: דחוף ולא חשוב, חשוב ודחוף, חשוב ולא דחוף, לא דחוף ולא חשוב.


חשוב ודחוף


הכוונה לפעולות חשובות ודחופות –
אלו פעולות שחשיבותן רבה ועליכם לדרג אותן בעדיפות עליונה בסדר יומכם.
אלו משימות שחייבות להתבצע עכשיו.
המאפיינים של הפעולות החשובות הם:
הן תורמות משמעותית להשגת המטרות.
התוצאות בעלי טווח ארוך.
הן יוצרות השפעה לזמן רב.
הן מחייבות פעילות יזומה.

דחוף ולא חשוב

הכוונה לפעולות דחופות ולא חשובות –
זה נראה שהפעולות דחופות וגם חשובות, אך זו אשליה. אם תבדקו, הן מידיות ונעשות בדחיפות, אך הן לא באמת חשובות.
המאפיינים של הפעולות הדחופות הם:
גבול הזמן מגדיר אותן כדחוף.
הן לא קשורות בהכרח למטרה.
התוצאות נראות בטווח הקרוב.
הן תובעניות.
הן מחייבות תגובה.
דוגמא: פנצ'ר בגלגל בדרך לפגישה חשובה.
תיקון לא מועיל אבל דחוף כדי להגיע.

חשוב ולא דחוף


הכוונה לפעולות חשובות ולא דחופות –
עליכם לבצע את הפעולות ברמת חשיבות שלישית, ולא בהכרח מיד.

לא דחוף ולא חשוב


הכוונה לפעולות לא חשובות ולא דחופות –
אלו פעולות לא דחופות, שאינכם חייבים לעשות, למרות שאולי הייתם רוצים.
פעולות אלו מפריעות לכם בעיקר להתרכז.
עשו אותן רק כאשר זמנכם פנוי לחלוטין עבורם.


















ללא קשר לקוביית הפעולה, ניתן לפתוח קטגוריות נוספות שיעזרו לנו לסנן משימות:
רעיונות עסקיים – מצד אחד אנחנו רוצים לכתוב אותם כדי שלא נשכח, ומצד שני, אם הם יהיו ברשימות, הם
יתערבבו ונתעלם מהם כי זה לא בדיוק משימות.
רעיונות למאמרים - שאתם רוצים לכתוב ותוכלו לעשות אותם בזמן המתאים.
מיילים למעקב - למיילים ששלחתם ואתם ממתינים לתשובה ומידי פעם תבדקו ממי קיבלתם תשובה ולמי צריך
להוציא תזכורת.

כמובן שכל הזמן נכנסות לנו עוד ועוד משימות. וכל משימה, צריכה להיכנס לרשימה המתאימה. שום דבר לא נשאר
באוויר. זה יוצר סדר, תחושה טובה ועוזר להתקדם בקלות.

הדבר האחרון בניהול זמן זוהי הבקרה:

הקצו זמן קבוע לתכנון יום המחר – כפי שנכתב כבר, עשו זאת על הבוקר או בערב שלפני, כשהראש שלכם נקי.
עבדו לפי התכנון - זה לא מספיק ליצור יומן, צריך גם לשמור עליו. זה אומר שאתם לא מזיזים כלום. גם אם אין
לכם חשק לעשות משהו, תתמודדו!!! ועשו זאת!!! – אל תתנו לדחיינות לנצח!!! – (הדחיינות מגיעה כשאנחנו לא
נוקטים בפעולות, כי אנחנו מקשרים יותר כאב לביצוע הפעולה מאשר אושר מהתוצאה הסופית.)
בדקו התקדמות בסיום יום העבודה - אל תזיזו משימות מיום ליום, אלא, לשבוע הבא – קיים הרגל להזיז משימה
מיום ראשון לשני,משני לשלישי וכך הלאה. אם "תענישו" את עצמכם ותזיזו את המשימה בשבוע, אתם תתייחסו
למשימה ברצינות כשיגיע תורה,אחרת, אם לא תעשו אותה היא תידחה בעוד שבוע. כי כנראה היא לא מספיק
חשובה לכם.

בהצלחה!


שטיינמץ רפי - מאמן גברים
אימון גברים להעצמה אישית והשגת המטרות
050-7700362

הערות
* כתובת הדואר האלקטרוני לא תוצג באתר.